Qui suis-je ? Super assistant ou DAF? Non ! Je suis Office Manager !!!

Il y a autant de définitions pour l’office manager que d’entreprises et de personnalités !

Les missions sont une étroite alchimie entre les besoins de l’entreprise, du dirigeant, les compétences et la personnalité de l’office manager. Les maîtres mots sont pluridisciplinarité, polyvalence, adaptabilité.

Le spectre d’intervention d’un Office Manager est très vaste, puisque cela peut aller de la création des factures clients à la réparation de la chasse d’eau, en passant par la création de tableaux de bord et le soutien RH !

Véritable bras droit du dirigeant l’office manager est le référent pour toute question administrative, organisationnelle, logistique, RH, comptable, financière au sein des PME.

L’Office Manager maîtrise la gestion de l’entreprise et va donner au dirigeant toutes les clés pour piloter son activité.

Voici quelques exemples de missions qu’un Office Manager peut prendre en charge :

  • Facturation clients, envoi et export en comptabilité
  • Relance des créances en retard
  • Encaissement
  • Contrôle et mise en règlement des factures fournisseurs
  • Gestion de trésorerie
  • Organisation Administrative, mise en place, rédaction et application des procédures administratives et comptables
  • Mise en place des procédures de contrôle interne. 
  • Contrôle de gestion
  • Gestion Administrative RH
  • Gérer les incidences paie (récolter et transmettre les éléments variables) et les notes de frais de l’équipe 
  • On-boarding / Off-boarding
  • Gestion des Moyens Généraux
  • Garantir la gestion des stocks de consommables et hors-consommables (évaluation du réassort, préparation de la liste des fournitures et produits à commander) 
  • Garantir la fluidité des échanges avec les Partenaires et Administrations (URSSAF, DIRECCTE, assurances, banques, Expert Comptable, Fournisseurs, Trésor Public …) 
  • Juridique Commercial et RH, veille juridique
  • Mise en place ou migration d’un logiciel de facturation ou de comptabilité 
  • Gestion de projet annexe (déménagement d’entreprise, projet de teambuilding, organisation d’événements…..)
  • Formation : Partage et transfert des compétences
  • Gérer l’ensemble des dossiers administratifs (demandes de subventions, levées de fond…)

Vous êtes encore là ? Vous voyez, la liste est longue et n’est pourtant pas exhaustive !!!….

Un office manager solide doit faire preuve d’organisation et de rigueur, d’adaptabilité et de réactivité, de résistance au stress, d’une capacité de décision, de conseil et d’accompagnement, tout en conservant une orientation business.

Être Office Manager, c’est un métier encore trop peu connu mais motivant : des responsabilités, des missions variées, un quotidien où les jours se suivent et ne se ressemblent pas et le sentiment d’être à la croisée des chemins dans l’entreprise.