Votre facture est conforme et faite dans les temps ? N’envoyez pas votre facture comme une bouteille à la mer !!!
Etablir une facture dans les règles de l’art ne suffit pas. Encore faut-il respecter le « processus de la relation fournisseur de votre client », même si votre client est une petite PME.
Bien souvent le réflexe est d’envoyer la facture au bénéficiaire du produit ou service en pensant qu’éventuellement il/elle transmettra la facture au service compétent.
Détrompez-vous ! La facture reçue par mail ou par courrier sera dans 90% des cas jetée à la corbeille ou mis en suspens car pas du ressort du destinataire !!! Pire, une fois que la facture a pris le mauvais chemin, les ennuis s’accumulent !
Il est donc primordial de s’intéresser au client. Il faut que l’entreprise mette en place des moyens appropriés, tant en termes d’outils que de processus.
La collaboration, aussi bien en interne entre les différents services (credit managers, comptabilité, commerciaux, administration des ventes, etc.) qu’en externe avec le client, est un point essentiel. Elle permet d’éviter les erreurs, de détecter et de régler rapidement les litiges et de gagner en efficacité dans les processus de recouvrement des créances.
Le mieux est d’anticiper l’envoi de la facture au moment de la signature de la commande.
- Fournir les éléments et documents nécessaires dans les temps.
- Demander le nom et les coordonnées de la personne en charge du traitement des factures vous simplifiera la vie par la suite !
Vous savez à qui envoyer la facture et qui relancer en cas de retard de paiement.
Certaines entreprises mettent en place des outils facilitant la gestion de la relation financière fournisseur : portail fournisseur, hotline, contrat, maquette de présentation de facture pour éviter les litiges administratifs, points de contact dans l’entreprise (acheteur, fournisseur, valideur) …
On assiste également à une optimisation du circuit de validation : dématérialisation de la facture, du bon de commande et de l’information de paiement, workflow précis pour le fournisseur et suivi possible du parcours de la facture…
… Mais ces pratiques ne sont pas encore légion.