Vous êtes prestataire de services, vous vendez des marchandises aux organismes publics (État, collectivités territoriales, établissements publics…) ? Depuis le 1er janvier 2019, vous êtes tenu d’envoyer vos factures par voie dématérialisée (à partir de 2020 pour les TPE).
Concernant vos clients « entreprises privées », aucune loi ne prévoie encore d’obligation pour l’émission de ces documents. En revanche le même calendrier s’applique pour la réception des factures électroniques émises par des entreprises privées à destination d’autres entreprises privées. Autrement dit, en tant que patron de PME ou TPE, vous êtes déjà ou serez donc bientôt obligé d’accepter les factures électroniques de la part de vos fournisseurs privés.
Mais, qu’est-ce qu’une facture dématérialisée ?
L’authenticité et l’intégrité du contenu d’une facture dématérialisée doivent être garanties :
- soit au moyen d’une signature électronique ;
- soit par des contrôles assurant une piste d’audit fiable entre une facture et la livraison de biens ou la prestation de services ;
- soit par l’utilisation d’un mode de transmission sécurisé, préalablement déterminé entre les parties (progiciel de gestion intégrée, télécopie reçue en version électronique, courriel avec un fichier PDF en pièce jointe…).
Concernant la transmission des factures dématérialisée à l’Administration, la loi impose aux entreprises de les adresser via un portail de facturation dédié, dénommé Chorus Pro. Celui-ci garantit leur réception immédiate, assure l’intégrité des données transmises ainsi que la sécurité, la confidentialité et la traçabilité des échanges
Dématérialisation des factures : quels sont les bénéfices ?
Au-delà de l’obligation, la facture dématérialisée peut avoir un intérêt financier. Une facture dématérialisée vous coûtera moins cher qu’une facture papier, accélèrera le processus de paiement et réduira les litiges.
Vous gagnerez également en productivité. L’intégration à des logiciels de facturation vous facilitera votre quotidien tout en réduisant les risques d’erreurs. Vous optimiserez enfin l’archivage en supprimant le stockage papier.
Par ailleurs, n’oubliez pas les mentions obligatoires qu’il convient de préciser dans toute facture, qu’elle soit dématérialisée ou non, à savoir :
- ldentité du professionnel et du client
- Numéro de TVA intracommunautaire
- Date d’émission
- Numéro de la facture
- Date de vente ou de prestation de services ;
- Quantité
- Dénomination précise
- Prix unitaire hors TVA
- Les éventuelles réductions de prix
- Taux de TVA et le montant total de la TVA
- Montant total à payer HT et TTC
- Conditions de règlement, date d’échéance
- Conditions d’escompte en cas de paiement anticipé
- Taux de pénalités en cas de retard
- Montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due par le créancier professionnel en cas de retard de paiement.